Baisse du chiffre d’affaires, membres de l’équipe absents pour maladie, garde d’enfants ou mise en place de l’activité partielle, contexte très anxiogène… Le titulaire manager doit agir pour maintenir la cohésion de son équipe. Cette cohésion d’équipe est indispensable pendant la crise et aussi pour ensuite la reprise de l’activité.

Voici quelques actions que vous pouvez mettre en place pour traverser cette crise et assurer la pérennité de votre entreprise officinale.

1. Clarifier vos enjeux :

Avant de mettre en place les actions managériales, il est nécessaire de prendre de la hauteur sur la situation et de « se poser » sur vos enjeux suivants :

Assurer le service rendu à vos patients clients :

Adaptez l’organisation de l’officine pour assurer le service et préserver la sécurité de vos patients clients et de l’équipe officinale. Vous trouverez toutes les recommandations sur le site de l’ordre des pharmaciens www.ordre.pharmacien.fr et sur les sites de vos syndicats.

Prendre les mesures pour assurer la pérennité économique de l’officine :

Mettez en place les outils de pilotage de l’officine que vous trouverez dans notre fiche pratique Baisse d’activité, comment piloter l'officine au quotidien ?

Prenez les mesures économiques en concertation avec votre expert-comptable. Consultez notre fiche pratique sur ces mesures Baisse d’activité à l'officine, comment faire face ?

Maintenir la cohésion de l’équipe :

C’est votre équipe qui fait la performance de l’entreprise officinale. L’incertitude est génératrice de peurs, n’est pas forcément fédératrice et peut même se transformer en un désengagement individuel et/ou collectif. Chaque membre de votre équipe peut être touché directement ou indirectement par les conséquences de cette pandémie (d’un point de vue santé, perte d’un proche) et d’un point de vue économique (par la destruction massive d’emplois que va générer cette crise).

Pour maintenir la cohésion d’équipe et fédérer chacun dans un contexte de crise, le manager doit renforcer les actions managériales pour agir sur le pourquoi (le sens) et sur le comment (faciliter le savoir-faire).

L’exemplarité du manager est indispensable pour fédérer et maintenir la cohésion de l’équipe. Votre posture managériale au quotidien est essentielle même si elle n’est pas facile à assumer, le stress de la situation pouvant générer des réactions et des comportements inappropriés. Retrouvez nos conseils pour gérer le stress dans notre fiche Comment gérer le stress de l’équipe officinale ?

Il vous faudra trouver l’énergie pour assurer l’équilibre entre bienveillance et exigence mais aussi entre confiance en l’avenir et mesures économiques nécessaires.

2. Agir sur le pourquoi ? :

Donnez du sens et communiquez sur la situation :

- Communiquez auprès de vos collaborateurs sur votre rôle de professionnel de santé, qui est de maintenir la population en bonne santé grâce à la dispensation des médicaments. Ce rappel qui peut paraître évident permet de donner du sens et de fédérer sur la finalité de votre métier.

- Rassurez sur le fait que contrairement à d’autres secteurs d’activité, l’entreprise officinale reste en activité pendant la crise et perdurera à l’issue de celle-ci.

- Présentez les conséquences économiques mondiales et nationales de cette crise sanitaire de manière réaliste, en expliquant notamment les risques de destruction massive d’emplois et donc de forte augmentation du chômage. Mettez en avant les mesures de soutien mises en place par le gouvernement français qui faciliteront le redémarrage de l’économie (activité partielle, arrêt maladie pour garde d’enfants, reports des charges sociales, décalage des échéances des crédits bancaires, prêt garanti par l’état…). Il faut tout de même comprendre que ce soutien va aggraver le déficit de l’état et qu’il faudra un effort collectif « effort d’après-guerre » pour redresser la situation économique que cette crise sanitaire aura engendrée.

- Expliquez de manière transparente les mesures nécessaires à prendre pour l’officine en cas de baisse de chiffre d’affaires à savoir préserver la trésorerie en réduisant les charges. D’un point de vue pédagogique, vous pouvez faire un parallèle avec la gestion des dépenses d’un ménage qui réalise les ajustements en cas de baisse de revenus.
Si vous décidez de mettre en place des mesures d’activité partielle, précisez bien qu’il ne s’agit pas d’une rupture de contrat de travail et que les collaborateurs concernés restent salariés de l’officine.

- Rassurez vos collaborateurs sur le fait que votre volonté en tant que chef d’entreprise est d’agir activement pour maintenir tous les emplois de l’officine. Cette volonté ne peut pas être uniquement la vôtre. Elle doit être aussi celle de tous les membres de l’équipe qui doivent se mobiliser individuellement et collectivement autour de cet objectif.

Précisez le comportement attendu de chacun, à savoir faire preuve de solidarité (surtout si certains membres sont malades ou ont des contraintes fortes de garde d’enfants) et d’adaptation face aux situations actuelles et futures. Cet objectif de maintien de tous les emplois est un moyen de fédérer l’équipe et donnera du sens sur la nécessaire implication individuelle de chacun.

3. Agir sur le comment pour maintenir la cohésion de l’équipe :

Soyez à l’écoute de chacun :

Identifiez les émotions de chacun et mesurez le niveau de motivation de chaque membre de l’équipe. Vous pouvez commencer chaque journée en identifiant la « météo » du jour en posant la question « Comment vous sentez-vous aujourd’hui ? ».

Vous pouvez mettre un baromètre quotidien, qui mesure individuellement les niveaux (sur une échelle de 1 à 5 par exemple) d’énergie, de stress et de motivation.

Cette météo vous permettra d’adapter au quotidien votre communication avec chacun et d’adopter la bonne posture pour rassurer, apaiser, encourager voire challenger.

Facilitez le savoir-faire :

Vous avez adapté votre organisation, mis en place de nouvelles règles, expliqué à vos collaborateurs comment communiquer avec les patients clients. Assurez-vous qu’ils sont à présent dans une « zone de confort » au quotidien. Si ce n’est pas le cas, accompagnez-les afin de les aider à s’adapter. L’être humain ne change pas facilement, il a besoin de temps. Renforcez votre accompagnement !

Pour mémoire, vous pouvez utiliser nos fiches pratiques sur :
Covid19 : Comment communiquer avec les patients/clients à l’officine ?
Covid19 : Comment gérer le stress des patients clients ?

Félicitez, remerciez et encouragez :

Mettez en avant toutes les situations difficiles bien gérées.

Remerciez et félicitez vos collaborateurs pour leur implication et leur contribution à la continuité du service.

Reconnaître les résultats et l’implication au quotidien est indispensable pour maintenir la mobilisation de l’équipe.

Contribuez à la bonne ambiance de travail :

Mettez en place des rituels permettant de maintenir la bonne ambiance, même dans un contexte difficile. La bonne ambiance est l’affaire de tous. Incitez-les à y contribuer et recadrez ceux qui n’ont pas la bonne attitude en leur expliquant les conséquences sur l’équipe d’une attitude ou communication négative. Encouragez les initiatives qui permettent de contribuer à la bonne ambiance et la cohésion d’équipe.

Gardez le contact avec les absents en mettant un groupe WhatsApp par exemple. Communiquez chaque jour pour maintenir le lien entre tous.

Profitez de cette situation pour mettre en place des rituels et réunions d’équipe :

Toute situation de crise est certes difficile et ouvre néanmoins des opportunités pour faire évoluer ses pratiques. Pour la majorité d’entre vous, vos matinées sont très chargées et à l’inverse vos après-midi sont plus calmes. Profitez de ces moments pour effectuer des réunions d’équipe, qui sont des moments d’échanges constructifs et qui seront riches de collecte d’informations pour l’avenir. Vos collaborateurs vont en percevoir l’intérêt, ce qui sera plus facile pour mettre en place des réunions mensuelles après cette crise.

Entretiens individuels :

En cas de baisse d’activité, profitez-en pour effectuer un point individuel avec chacun sur ce qu’il/elle aime bien faire, ce que qu’il/elle aime moins bien faire. En général, nous aimons faire ce que nous savons bien faire et nous aimons moins ce que nous savons moins bien faire. Cet échange vous permettra de faire le point sur les compétences de chacun et d’adapter la répartition des missions et responsabilités de chaque membre de votre équipe pour augmenter la performance de votre officine en sortie de crise.

Cet « état des lieux » vous facilitera la construction du plan de formation.

Investissez sur le développement des compétences pour préparer l’avenir :

Profitez des périodes plus calmes et/ou de la baisse d’activité pour mettre en place ou poursuivre le plan de formation de l’équipe officinale. La formation en ligne permet de se former de manière sécurisée, individuelle, depuis l’officine ou depuis son domicile.

Les salariés qui sont en activité partielle peuvent aussi bénéficier des financements de la formation continue et ainsi se former. C’est un moyen pour vous aussi de ne pas leur faire subir de baisse de salaire tout en bénéficiant du retour sur investissement de la formation continue.

En conclusion, dans un contexte de crise, le management de l’équipe est le facteur clé pour traverser la tempête !

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Vous êtes nombreux à nous demander de réaliser des webinaires afin de répondre à vos problématiques managériales. En vue de répondre à vos attentes, nous vous invitons à nous poser vos questions en cliquant ici. En fonction de vos retours, nous reviendrons vers vous la semaine prochaine afin de vous fournir le planning.

Covid19 : Baisse d’activité, comment manager son équipe officinale ?

1. Clarifier vos enjeux :

2. Agir sur le pourquoi ? :

3. Agir sur le comment pour maintenir la cohésion de l’équipe :

Liste des fiches COVID19 :

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