Dans un contexte de baisse d’activité, voici les actions que vous pouvez mettre en place dans l’officine à la fois pour gérer la situation actuelle, préserver votre trésorerie et être en capacité d’un redémarrage rapide en sortie de crise :
 

1. Suivre les indicateurs clés de l’officine :

Les indicateurs que vous mettez en place vous permettront de suivre de près l’évolution de votre activité. Ils vous aideront à définir avec votre expert-comptable les mesures adaptées à prendre pour faire face à une dégradation de la situation économique de votre officine.

• Evolution du chiffre d’affaires :

• Evolution de la fréquentation et des paniers moyens :

• Evolution de la trésorerie :

Votre priorité doit être de préserver votre trésorerie pour pouvoir redémarrer après la crise. Nous vous rappelons entre autres les mesures conseillées par Joël Lecoeur, associé de LLA Experts-Comptables et Président du groupement CGP (Conseil Gestion Pharmacie).

Vous pouvez consulter notre fiche pratique du 30 mars sur les mesures économiques en cliquant ici.

Les banques françaises se sont engagées à reporter jusqu’à 6 mois le remboursement des crédits des entreprises sans frais comme annoncé dans un communiqué de presse de la Fédération Bancaire Française datée du 15 mars 2020. Seules les échéances en capital seront différées et reportées en fin de crédit. Cela se traduit par un allongement de 6 mois de la durée initiale du crédit. Il convient de veiller à poursuivre le paiement de l’assurance-décès du prêt et de prévenir l’assureur en cas de délégation d’assurance.

Prêts de trésorerie :
Ce dispositif de PGE (Prêt Garanti par l’Etat) a pour objectif de faciliter l’octroi par les banques de prêts de trésorerie et permet de disposer de la trésorerie nécessaire pour poursuivre son activité, préserver les emplois et assurer les paiements inter-entreprises (paiement notamment des fournisseurs).

Il suffit de contacter le conseiller bancaire habituel de sa banque pour en bénéficier.

Votre expert-comptable sera en mesure de déterminer avec vous son montant (dans la limite de 3 mois de chiffre d’affaires) et ses modalités de remboursement (durée maximale de 5 ans avec un différé de 12 mois).

Une fois obtenu le pré-accord de prêt par votre banque, il conviendra de se connecter sur le site de la BPI (Banque Publique d’Investissement) afin d’obtenir un identifiant unique permettant le déblocage des fonds.
 

2. Gérer ses stocks :

• Assurer la dispensation des médicaments prescrits :

Il est nécessaire de trouver le bon équilibre entre l’anticipation des risques de pénurie liés aux difficultés mondiales et nationales des secteurs de la production et de la logistique, et les tentations de surstockage qui pourraient aggraver les tensions et les ruptures ainsi que dégrader la trésorerie de votre officine.
Votre priorité est d’assurer la dispensation des médicaments auprès de vos patients chroniques. Nous vous recommandons d’éditer une liste de ces médicaments afin de faire le point régulier sur vos stocks et d’anticiper seulement pour les médicaments à risque de tensions/rupture d’approvisionnement identifiés par les grossistes. Vous pouvez aussi contacter en amont les médecins habituellement prescripteurs

Concernant le Plaquenil, vous devez assurer sa dispensation uniquement en conformité avec les indications de son AMM à savoir le traitement symptomatique d’action lente de la polyarthrite rhumatoïde, le lupus érythémateux (discoïde et subaigu), le traitement d’appoint ou la prévention des rechutes des lupus systémiques et la prévention des lucites.
Toute utilisation « non conforme à l’AMM » doit être signalée au centre régional de pharmacovigilance, aux autorités sanitaires sur le portail de déclaration du Ministère des Solidarités et de la Santé www.signalement-sante.gouv.fr ou au laboratoire France-pharmacovigilance@sanofi.com.
Nous vous recommandons donc de réserver votre stock uniquement à ces patients en tenant compte également des flux migratoires de votre région suite aux mesures de confinement.
 

• Procéder à un état des lieux des stocks et des livraisons prévues en avril et en mai pour les produits « non prioritaires » à la poursuite de l’activité :

A partir de cet état des lieux, identifiez les gammes ou produits pour lesquels vous risquez d’avoir un niveau de stock trop élevé et demander à différer les livraisons. Si nécessaire, privilégiez les réassorts unitaires auprès des grossistes répartiteurs ou des centrales d’achat. Il vaut mieux payer un produit à l’unité un peu plus cher et réduire sa marge lors de sa vente que de prendre le risque d’avoir un coût d’immobilisation du stock élevé qui dégraderait la trésorerie de l’officine.

Comme précisé par Joël Lecoeur dans notre fiche pratique sur les mesures à prendre en cas de baisse d’activité, nous vous rappelons que « différer ses paiements fournisseurs est une fausse bonne idée. En effet, une telle action déployée à grande échelle par l’ensemble des entreprises risque de gripper le système et de multiplier les défaillances d’entreprise. C’est l’effet domino ». 
Vos grossistes répartiteurs ont mis en place des plans de maintien de l’activité avec les laboratoires pharmaceutiques afin d’assurer la continuité du service pour les prochains mois, ce n’est pas le moment de les affaiblir en n’assurant pas le paiement de vos échéances.
 

3. Renforcer la commercialité du point de vente :

• Adapter votre plan d’animation du point de vente :

C’est le moment de revoir votre plan d’animation afin d’adapter vos actions promotionnelles aux besoins actuels et aux besoins futurs de vos patients clients lors de la sortie du confinement.

Quels sont les produits de première nécessité à mettre en avant pour vos patients clients pendant la période de confinement ? Par exemple les savons, les produits d’hygiène dentaire et corporelle, les vitamines, les compléments alimentaires pour stimuler l’immunité, pour traiter le stress et l’anxiété, les diffuseurs d’huiles essentielles et les sprays assainissant de l’atmosphère, etc.).

Pour ceux qui ont réduit le flux des patients dans l’officine en servant les patients clients à guichet fermé ou à domicile, vous pouvez remettre un flyer dans les sacs qui met en avant les références sélectionnées. 

Pour la sortie du confinement, il sera temps définir les produits adaptés en fonction de l’état d’esprit et psychologique de la population (en fonction de sa durée, des régions et des impacts causés par la crise sanitaire).

Téléchargez la fiche Pratique
 

Liste des fiches COVID19 :

Les 3 bons réflexes pour manager par temps de crise

Comment communiquer avec les patients/clients à l’officine ?

Comment gérer le stress des patients clients ?

Comment gérer le stress de l'équipe officinale ?

Baisse d’activité à l'officine : comment faire face ?

Baisse d’activité : comment piloter l'officine au quotidien ?

Baisse d’activité : comment manager son équipe officinale ?

Baisse d’activité : comment adapter les horaires de l’équipe officinale ?

Baisse d’activité : comment réagir sur la commercialité ?

Fiche conseil pour vos patients clients

Fiche conseil "Enfants" pour vos patients clients

Fiche pratique "Achat d’un masque grand public, comment bien choisir ?"

01/04/2020